【细节成败】中国食品企业【采购谈判】操作规程和细则【极其重要】

2023-03-15 17:07:21  点击量:

1 采购谈判制度规范

1.1 采购谈判实施细则

为了提高采购谈判效果，降低采购成本，企业应制定详细、科学的采购谈判实施细则。

采购谈判实施细则

第1章 总则

第1条 目的

为规范公司采购谈判的过程及具体事项，规范采购谈判的相关事项，节约采购费用，降低采购成本，特制定本细则。

第2条 适用范围

本细则适用于公司采购过程中所有需要进行谈判的采购项目的实施管理。

第3条 职责

公司采购部是采购谈判的归口管理部门和具体执行部门，其他部门负责协助采购谈判的相关工作。

第2章 采购谈判管控程序

第4条 采购谈判准备时间

采购部应在财务部审批通过采购资金预算后，方可着手准备采购项目的谈判。

第5条 组建谈判小组

1.采购部应视采购谈判任务的具体情况组建规模适当的谈判小组。

(1)谈判首席代表，在谈判中拥有领导权和决策权。

(2)技术人员，由熟悉生产技术、产品标准和科技发展动态的工程师担任。

(3)商务人员，由熟悉商业贸易、市场行情、价格形势、财务情况的贸易专家担任。

(4)法务人员。法务人员须精通经济贸易的各种法律条款。

(5)翻译人员。翻译人员在采购谈判中不仅能起到语言沟通作用，而且能调节谈判气氛，增进谈判双方的了解。

(6)记录人员。记录人员须具备熟练的文字记录能力，并具有一定的专业基础知识。

2.组建谈判小组时，应注意谈判小组成员在性格、专业、特长领域上的互补性。

3.一般情况下，谈判小组组长由采购部经理担任；当谈判项目的金额超过    万元时，组长由采购总监担任。

第6条 谈判信息准备

制订采购谈判计划前，相关人员应对下表所示内容了然于胸。

谈判信息准备项目表

项目	具体要求
信息收集	谈判历史资料：了解供应商谈判技巧、供应商处理谈判的方式等 产品与服务的历史资料：了解价格历史走势、物料品质历史走势等 宏观环境资料：了解政府法令、行业政策等，增强谈判力 供应商情报资料：了解价格趋势、科技重要发明、市场占有率等供应商产品市场信息
议价分析	采购人员在财务部相关人员的帮助下，对物料成本进行专业分析，设立议价底线 进行比价分析，需要分析价格和成本两个项目 确定实际与合理的价格
双方优劣势	通过采购数量的大小、主要原材料、标准化或没有差异化的产品、利润的大小、行情的把握程度掌握本公司的实力 通过判定是否独家供应或独占市场、是否是复杂性或差异化很大的产品以及产品的转换成本等综合考察供应商的实力 通过可替代产品的可选种类以及替代产品的差异性分析替代产品 分析所处行业的成长性、竞争的激烈程度和行业的资本密集程度 分析新供应商的开发资金需求的大小、供应物料的差异性和采购渠道的建立成本

 

第7条 确定采购谈判方案

1.采购部参与谈判人员应根据采购项目的特点制订谈判计划。在谈判计划中应分别确定采购谈判的三个目标，即最低目标、中间目标和最高目标。

2.谈判计划与相应资料应提前发放到参与谈判人员手中，以便相关人员进行准备。

3.谈判计划制订后，重大采购项目必须经过谈判模拟，以便发现谈判计划中的疏漏，对谈判计划进行补充完善。

4.采购部确定采购谈判方案。采购谈判方案经采购部经理与采购总监审批同意后执行。

第8条 谈判场地、工具准备

1.谈判小组选择合适的采购谈判场地。为了提高谈判效果，谈判场地应尽量选择在谈判小组人员熟悉的、宽敞明亮的场所。

2.谈判小组布置谈判会场。选用长方形或椭圆形的谈判桌，会场进门正对面座位或进门后右手边的座位为尊，应让给供应商。

3.谈判小组要准备好采购谈判必备的文件、纸张、文具等。

第9条 执行采购谈判方案

1.采购部邀请参与谈判的供应商。参与谈判的供应商应从公司“合格供应商列表”中选取，必须选取三家以上。

2.在谈判之前，谈判小组组长应掌握成员对所采购产品的性能、参数、型号及市场价格的了解情况，并可视情况先开谈判预备会议，确定谈判有关事宜。

3.采购部应根据采购计划和采购谈判方案准备谈判资料，列明所采购产品的名称、数量、技术规格、要求及预算等相关谈判项目的信息，供谈判小组成员熟悉。谈判项目如下表所示。

谈判项目一览表

项目名称	内容
物资品质	满足公司生产的需要                       附有产品合格说明书 检验合格证书                             物资的有效使用年限
包装	内包装和外包装，根据谈判价格确定具体的包装形式
价格	明确、理的采购价格可以给供应商带来售量的增加、销售费用的减少、库存的降低等效益
订购量	根据公司生产的实际进度和公司仓储的能力确定订购量
折扣	折扣有数量折扣、付现金折扣、无退料折扣、季节性折扣以及新品折扣等形式
付款条件	综合分析一次性付款、月结付款等付款方式的特点择最有利于本企业方式
交货期	交货期的确定以不影响公司的正常生产为前提，结合公司仓储管理成本，尽量选择分批供货
售后服务	售后服务事项包括维修保证、品质保证、退换货等内容

第10条 形成采购谈判协议

1.谈判小组根据采购谈判形成的共识起草声明，分别交由采购部和供应商。

2.采购部采购文员根据公司合同样本和采购谈判声明编制采购合同。采购合同不仅要与声明内容一致，而且不能出现错别字、数字错误等情况。

3.谈判小组凭采购部经理或采购总监审批的采购合同准备签约事宜。

第11条 签订采购谈判合同

1.谈判小组成员以及公司相关领导与供应商举行签约仪式。

2.签约成功后，采购部以及相关部门应举办宴会，以维护供应商关系。

第3章 采购谈判实施过程控制  

第12条 谈判保密规定

1.谈判过程应当保密，无关人员未经许可不得进入谈判会场，参与谈判人员和工作人员不得泄露与谈判有关的内容，谈判结果未经最后审定不得予以公布。

2.在采购谈判期间，公司参与谈判的任何人员都不得接受对方的宴请、送礼、贿赂等，否则按公司相关规定处理。

3.参与谈判的任何人员不得以任何方式泄露公司谈判底线，否则对公司所造成的损失由当事人承担。

第13条 谈判成员行为规范

1.谈判小组成员代表公司形象，在谈判进程中应遵守公司员工行为规范。

2.谈判人员应注意商务礼仪，不得使用侮辱性动作和语言，同时注意掌握谈判进度和谈判氛围，必要时转移话题、缓和气氛，防止谈判破裂。

第14条 谈判效率控制

1.谈判中，须与供应商方面有决定权的人员进行谈判，以免浪费时间。

2.谈判前期要注意避免过早透露本公司的谈判立场，如价格底线、交期要求等。

3.采购谈判应在公司或供应商会议室、双方选定的采购谈判场所中进行，以提高工作效率，不得在饭店、歌厅等娱乐场所进行。

4.采购谈判负责人在谈判过程中应掌控全局，避免草率地做出决定。

第4章 谈判资料管理

第15条 谈判资料内容

1.公司的谈判资料包括谈判计划、方案、供应商的报价、谈判过程中各方提出的各种意见、达成的协议等。

2.采购谈判记录人员需要详细记录谈判过程中各方的要求，将其作为谈判的原始资料进行保存。

第16条 谈判资料管理要求

1.谈判资料由指定人员进行保存与管理，作为公司机密资料，未经授权任何人员不得阅览。

2.所有接触到公司谈判资料的人员在公司要求时间内不得泄露其中的内容，否则以泄露公司机密行为论处。

3.谈判资料的其他管理要求可参照公司文档资料的相关管理规定。

第5章 附则   

第17条 本细则由采购部制定，其修改、解释权归采购部所有。

第18条 本细则经总经理审批同意后，自公布之日起实施。

1.2 采购谈判礼仪规范

谈判双方互相尊重对方的谈判礼仪是保证采购谈判顺利进行的重要前提。所以，采购人员一定要做到己方的谈判礼仪，还要事先了解甚至是熟悉对方的谈判礼仪。

采购谈判礼仪规范

第1章  总则

第1条 为规范谈判人员的行为举止，尊重谈判对方的礼仪，保证采购谈判顺利进行，特制定本规范。

第2条 凡是参加谈判的人员均应执行本规范的相关规定。

第3条 公司确定的谈判人员与对方谈判人员在身份、职务方面要相当。

第2章 谈判人员的仪容仪表要求

第4条 谈判人员要有良好的综合素质，谈判前应整理好自己的仪容仪表，穿着要整洁、正式、庄重。

第5条 谈判人员的头发、眼睛、口腔、指甲等必须保持清洁。指甲必须经常修剪，不得留长指甲。男性每日必须修面，不得蓄须。女性不得涂抹异色口红、眉毛、睫毛、眼影或指甲。

第6条 谈判人员必须保持发型整齐，不得卷、烫外形怪异、另类的发型，不得染发。男性不能剃光头，不得留长发，头发不得遮耳。

第7条 谈判人员谈判前不能喝酒或吃葱、蒜之类带有刺激性异味的食物。

第8条 谈判人员面部表情应亲切柔和，眼睛应明亮有神。

第9条 女性谈判时应化工作妆，保持素雅自然的容貌，但不得化浓妆、异妆。

第10条 谈判人员服装应干净、整洁，不得有褶皱、有异味。服装表面、领口、袖口等不得有污渍油迹。服装应无破损、不开线、不掉扣。

第11条 职业装袖子长度应以达到手腕为宜， 衬衣袖子长度应超过西装0.5~0.2cm，衬衣袖口应系紧纽扣。衬衣纽扣必须全部扣上，衬衣下摆应束入裤中。

第12条 不得敞开西装上装。单排扣西装两粒扣者只扣上面一粒扣，三粒扣者只扣上面两粒扣。双排扣西装则应将扣子全部扣上。

第13条 谈判人员必须保持皮鞋干净光亮，不得有泥污。

第3章 谈判过程中的商务礼仪   

第14条 商定采购谈判地点时，既不应该对谈判对手言听计从，也不应该固执己见，应该双方各抒己见，共同协商确定。 

第15条 布置好谈判会场，采用长方形或椭圆形的谈判桌，会场进门正对面座位或进门后右手边的座位为尊，应让给客方。

第16条 谈判人员进行谈判过程中，站姿和坐姿要遵守以下规范。

1.女性站立，两脚呈T字型，一只脚略前一只脚略后呈45°，前脚的脚后跟与后脚的内侧脚背靠拢。

2.男性站立，双脚呈V 字型，稍微分开，与肩同宽，身体重心在两脚之间。

3.站立时，腰背挺直，颈脖伸直，收腹提臀，双肩展开，身体正直平稳，不东倒西歪，不耸肩。双臂自然下垂或双手在体前自然交叉。双眼平视或注视对方，不斜视或东张西望。嘴微闭而面带笑容。不能有弯脖、斜腰、挺腹、含胸、曲腿、抖腿，重心不稳，双手插兜、身体乱晃等不适当的行为，也不要将双臂抱在胸前。

4.入座时，应轻柔、和缓、平稳，不要猛起猛坐。

5.入座后的坐姿为:上身自然挺直，端庄而面带微笑，双肩平稳放松， 双目平视，下颌稍向内收，脖子挺直，胸上挺，腹内收，背不靠椅子，重心垂直向下，双脚平落在地，双手自然交叉放在腿上或桌上，两膝并拢或稍微分开。

6.女性坐下时应两腿并拢，小腿往右内侧并拢斜放，两手自然交叉放于大腿或桌上。

第17条 谈判双方第一次接触时的礼仪

1.与对方第一次接触时，言谈举止要尽可能营造出友好、轻松的谈判气氛。

2.作自我介绍时要自然大方，不可有傲慢之意。

3.受到介绍的人员应起立并微笑示意，可以礼貌地道“幸会”、“请多关照” 之类。询问对方要客气，如“请教尊姓大名”等。如交换名片，要双手接递。

4.介绍完毕，可选择双方共同感兴趣的话题进行交谈，稍作寒暄以沟通感情，营造良好气氛。

第18条 谈判刚开始时的礼仪

1.谈判人员注视对方时，目光应停留于对方双眼至前额的三角区域正方。手势自然，不宜乱打手势。切忌双臂在胸前交叉，显出傲慢无礼的姿态。

2.谈判人员要认真倾听对方谈话，细心观察对方举止表情，并适当给予回应，这样既可了解对方意图，又可表现出对对方的尊重与礼貌。

第19条 谈判人员报价要明确无误，恪守信用，不欺蒙对方。在谈判过程中，不得随意变换报价，对方一旦接受价格，即不再更改。

第20条 谈判人员事先要准备好有关问题，选择气氛和谐时提出，态度要开诚布公。

切忌在气氛比较冷淡或紧张时询问。询问问题时言辞不可过激或追问不休，以免引起对方反感甚至恼怒。但是，对原则性问题应当力争不让。对方回答问题时，不宜随意打断，答完时要向解答者表示谢意。

第21条 谈判人员讨价还价事关双方利益，容易因情急而失礼，因此更要注意保持风度，应心平气和，求大同、存小异。发言措辞应文明礼貌。

第22条 谈判人员解决矛盾时要就事论事，保持耐心、冷静，不可因发生矛盾就怒气冲冲，甚至进行人身攻击或侮辱对方。   

第23条 谈判人员要灵活处理冷场，可以暂时转移话题，缓和气氛。如果确实已无话可说，则应当机立断，暂时中止谈判，稍作休息后再重新进行。主方要主动提出话题，不要让冷场持续过长。

第24条 谈判签约时的礼仪

1.签约仪式上，双方参加谈判的全体人员都要出席，共同进入会场，相互致意握手，一起入座。双方设的助签人员分立在各自一方代表签约人外侧，其余人员排列站立在各自一方代表身后。

2.助签人员要协助签字人员打开文本，用手指明签字位置。双方代表各在己方的文本上签字，然后由助签人员互相交换，双方代表再在对方文本上签字。

3.签字完毕后，双方应同时起立，交换文本，并相互握手，祝贺合作成功。其他随行人员则应以热烈的掌声表示喜悦和祝贺。

第4章 附则

第25条 本规范由采购部制定，解释权和修改权亦归其所有。

第26条 本规范自公布之日起执行。

1.3 采购谈判小组组建规范

为了提高采购谈判效率，组建科学合理的谈判小组，企业应对谈判小组组建工作加以规范。

采购谈判小组组建规范

第1章 总则

第1条 目的

为了组建高效的采购谈判小组，保证采购谈判顺利进行，特制定本规范。

第2条 适用范围

采购谈判小组组建工作均按照本规范执行。

第2章 采购谈判小组组建程序

第3条 谈判人员应具备的条件

一名合格的谈判人员必须具有良好的形象气质、良好的职业道德、健全的心理素质、合理的学识结构和较高的能力素养。

1.良好的形象气质主要包括形象修饰、表情和举止这三个方面。

2.良好的职业道德是谈判人员必须具备的条件。谈判人员必须遵纪守法、廉洁奉公、忠于国家和企业，具有强烈的事业心、进取心和责任感。

3.谈判人员要有较强的自信心、情绪控制能力、坚韧顽强的意志力和良好的协调能力。

4.谈判人员应熟悉国家相关政策法规，熟悉采购物资的相关知识，熟悉与交易相关的商务、金融等知识，熟悉文化心理以及沟通知识等。

5.谈判人员应具备观察认知能力、团队沟通能力、判断能力、运筹计划能力、语言表达能力、应变能力、交际能力和创造性思维能力。

第4条 谈判人员配备

谈判小组应具有合理的结构。

1.谈判小组成员的配备应讲究成员的知识结构全面。谈判小组一般要配备掌握以下六类知识的人员。

首席代表，在谈判中拥有领导权和决策权；

熟悉生产技术、物资标准和科技发展动态的技术人员；

熟悉商业贸易、市场行情、价格形势、财务情况的商务人员；

精通经济贸易的各种法律条款的法务人员；

具备熟练的文字记录能力并具有专业基础知识的记录人员。

2.谈判小组成员在性格上应具有互补性。

3.谈判小组应以中年人为主，辅以青年人和老年人。

4.谈判小组成员应分别承担首席代表、“白脸”“红脸”“强硬派”和“清道夫”五种角色分工，各自的责任如下：

谈判角色	角色说明	在谈判过程中承担的责任
首席代表	由最具专业水平的采购经理或采购总监担任	1、指挥谈判 2、裁决与专业知识有关的事宜 3、精心安排小组中的其他人的工作
“白脸”	由被对方大多数人员所接受的人员担当	1、对对方的观点表示同情或理解 2、做出试图让步的姿态 3、给对方安全感的假象，使他们放松警惕
“红脸”	由让对方感到如果没有他（她）会比较容易达成一致的人员担当	1、必要时提出终止谈判 2、消弱对方提出的任何观点和论据 3、尽力暴露对方的弱点
“强硬派”	在每件事情上都采取强硬态度，使问题复杂	1、用延时战术来阻挠谈判进程 2、允许他人撤回已提出的未确定的报价 3、观察并记录谈判的进程 4、使谈判小组的讨论集中在谈判目标上
“清道夫”	将所有的观点集中，整体提出	1、设法使谈判走出僵局 2、防止讨论偏离主题太远 3、指出对方论据中自相矛盾的地方

第5条 谈判小组分工协作

采购谈判小组应根据不同情况确定主谈人和辅谈人，明确洽谈具体条款的分工与协作。

第6条 谈判小组名单确认

1.企业制订采购计划后，采购部根据实际采购需求确定是否需要实施采购谈判及采购谈判规模等事宜。

2.采购谈判小组成员的名单经过采购经理、采购总监、总经理审批后予以公布。

（1）一般性采购谈判，即采购价值在    元以下的采购谈判，由采购经理审批。

（2）重要采购谈判，即采购价值在    元——    元的采购谈判，由采购总监审批。

（3）战略性采购谈判，即采购价值在    元以上且采购物资关系到企业重要经营的采购谈判，由总经理审批。

第3章 附则   

第7条 本规范由采购部制定，解释权、修改权亦归采购部所有。   

第8条 本规范自公布之日起执行。

1.4 采购谈判冲突解决办法

为了有效处理谈判中的冲突，提高采购谈判效率，企业应制定采购谈判冲突解决办法。

采购谈判冲突解决办法

第1条 目的

为了有效解决谈判冲突，提高谈判效率，特制定本办法。

第2条 适用范围

本办法适用于所有采购谈判中产生的冲突的处理解决。

第3条 相关释义

1.本办法中所称冲突是指企业与谈判对手因目标上的互斥或不相容而导致心理上或行为上的矛盾。

2.本办法中所称冲突行为是指冲突双方为了实现各自愿望而公开地实施的带有刺激性的行动。

第4条 分析潜在的冲突因素

谈判冲突一般由以下三种因素所致。

1.沟通因素，即谈判双方在谈判沟通中的一些障碍性因素，如沟通上的困难、误解，沟通中的噪声干扰，认知上的选择性知觉，沟通渠道、方式不恰当，不同文化背景所造成的沟通障碍等。

2.组织结构因素，包括谈判规模大小、成员参与程度等。

3.个人因素，包括谈判成员的性格、价值观、知觉、礼仪等。

第5条 了解冲突行为类型

1.冲突行为分为两大类，即功能正常的冲突行为和功能失调的冲突行为。

（1）功能正常的冲突行为包括轻度的意见分歧或误解和公开的质询或怀疑。

（2）功能失调的冲突行为包括无端的言语攻击、威胁和最后通牒、挑衅性的身体攻击和摧毁对方的公开努力。

2.谈判过程中，谈判人员不得出现功能失调的冲突行为。

第6条 利用冲突解决技术

谈判人员要善于运用冲突解决技术处理谈判中的冲突。

冲突类型	冲突解决技术
面对面讨论解决问题	谈判双方面对面，通过坦率真诚的讨论来确定问题并解决问题
提出一个更高的目标	对冲突方提出一个更高的共同目标，该目标不经双方协作努力是不可能达到的
拓宽资源	对资源进行开发，找到双赢的解决办法
回避	回避或抑制冲突
缓和	强调双方的共同利益，弱化双方的差异性
折衷	双方各放弃一些利益

第8条 本办法由采购部制定，解释权和修改权亦归其所有。

第9条 本办法自公布之日起执行。

1.5 采购谈判技巧应用规范

为了高效、科学地开展采购谈判工作，保证采购谈判的顺利进行和谈判目标的顺利实现，企业应制定采购谈判技巧应用规范对采购谈判人员加以指导。

采购谈判技巧应用规范

第1章 总则

第1条 目的

为提升去也谈判人员的谈判技能，提高谈判效率，顺利达成谈判目标，特制定本规范。

第2条 适用范围

谈判人员均应按照本规范选择适用的谈判技巧，

第2章 谈判前准备工作的技巧

第3条 理解谈判交易的原则

谈判人员在谈判前，应以平常的心态客观看待谈判这一任务，应对一下五项内容加以了解。

1.想成为谈判高手，必须领悟对方的需要。

2.通过练习谈判，可以提高谈判技能。

3.采购谈判应富于灵活性。

4.不要轻易做出草率的决定。

5.谈判开始时要做好让步的准备，但在重要问题上应尽可能少让步。

第4条 明确谈判目标

谈判人员可按照一下程序确定谈判目标。

写下所有的目标，然后按优先级排序。

明确可以让步的问题和不能让步的问题。

用一句话描述每个目标。

谈判前放弃完全不现实的目标。

第5条 谈判前要做好精心的准备

接到谈判任务时，谈判人员应及时做好如下准备工作。

收集到谈判相关的所有关键信息。要观摩被人的谈判，学习别人的成功经验。

从相关谈判学习材料中学习谈判策略。

第6条 评估谈判对手

谈判人员可以通过以下方式了解对手，进而评估对手。

与熟悉对手的人交谈，获得一些关于对手的信息。

向以前与对手谈判过的人员请教。

第7条 事先选择谈判策略

1.谈判策略要简单而灵活。

2.谈判过程中，在适当时候应保持沉默。

3.根据谈判的具体情况制定时间表，并进行谈判模拟。

4.谈判时，不宜粗暴或表现出挫折感。

5.谈判时，穿着舒适但要整洁而稳重。

第8条 熟悉公司确立的谈判议程

谈判人员应用简单的语言记录谈判议程，并逐一熟悉，包括每个需要讨论的问题的时间安排。

第9条 做好小组成员的座位安排

1.谈判座位安排要讲求排位策略。如可以让本公司人员穿插在对方成员之中，让对方无法提出一致的反对意见。

2.如果一个谈判小组中分别设立首席代表、“白脸”、“红脸”、“强硬派”和“清道夫”的谈判角色，谈判小组座位安排如下图所示。

“红脸”	“白脸”	“首席代表”	“强硬派”	“清道夫”
己方 对方
对方	对方	对方	对方	对方

谈判小组座位安排示意图

第3章 正式谈判过程中的技巧

第10条 营造良好的氛围

谈判人员应采取以下措施营造良好的氛围。

1.谈判过程持续两个小时以上的，中间应安排休息时间。

2.在谈判地点的墙上挂一时钟，让大家都能看见时间。

3.选择谈判地点时，要考虑便利程度、中立性、会议设施等。如果可能，尽可能选在已方熟悉的场所。

4.谈判前，应注意准备好记录用的纸和笔，检查卫生间设施，调节会场的光线。

第11条 谈判过程中要注意观察对方的反应

1.谈判过程中既要交流，也要倾听和观察。

2.可通过倾听对方的谈话、注意对方说话方式进而观察对方的反应。

第12条 客观的提出建议

1.要尽量客观的提出建议。

2.仔细留意对方的提议。

3.尽量一字不漏的记下所有提议。

第13条 及时、适当的回应提议

1.当对方提出一个提议时，要避免马上给出赞成或反对的意见。考虑对方的提议时，同时也要清楚对方在估计已方的反应。

2.只有当已方不想对对方的提议立即做出答复时，才运用缓兵之计。

第14条 巧妙应对对方的计谋

1.谈判人员要能够掌握谈判中常用的方法和手段，识别并防御对方使用的计谋，以免在谈判中犯错误而付出昂贵代价。

2.应对谈判的计谋有以下七种方式，如下表所示。

应对谈判计谋的方法一览表

计谋	应对方法
威胁	告诉对方，已方不在威胁下进行谈判
侮辱	坚定地重述立场，并警告会终止谈判，除非对方更具有建设性
虚涨声势	诱使对方摊牌，拒绝同意对方的条件并等待回答 对任何模棱两可的要求，都索求证据支持
胁迫	适当的胁迫可以适度减少供应商的自信，谈判人员一般情况下不能放弃最初的条件
分而制之	提示成员，确定最终可接受的立场
使用诱导性问题	不理解时，避而不答 仔细思考对方提出的任何条件 做出任何让步都要有附加条件
攻心术	坚持负有公平签订采购合同的责任 通过提问题来验证对方是否有根据 把讨论引回正题上来

第15条 领会身体语言

1.谈判人员在谈判中要注意识别对方的身体语言。

2.谈判人员可注意对手的以下细节，从中获得相应的信息。

（1）从容、谨慎的言谈表明说话者充满自信。

（2）勉强的笑容和快速的语速表明说话者紧张。

（3）想离开的人往往会朝出口看，并把身体面向出口。

（4）手臂或腿交叉表示防御。

（5）向后靠在椅子上表示厌倦。

（6）当谈判取得重要进展时，人员之间会互相使眼色。

第16条 强化已方优势，弱化对方优势

1.谈判人员要坚定自己的立场，建立起已方优势，并运用恰当的战术来保持自己的优势。

2.不断寻找对方立场中的弱点，当对方处于劣势时，竭力扩大自己的优势。

第4章 谈判结束时的技巧

第17条 适当让步

谈判人员适当让步时，要记住以下四点。

1.尽量只作最小的让步，并且减少后续让步。

2.设定谈判目标，在作让步之前必须考虑到让步对于目标造成的影响。

3.不作无回报的让步。

4.在次要的问题上让步，以缓和在主要问题上的不妥协。

第18条 选择谈判结束方法

谈判结束方法主要有以下六种，谈判人员可根据具体情况进行选择。

1.做出双方都可以接受的让步。

2.在双方相互之间折衷。

3.让对方从两个都可以接受的条件中选择一个。

4.引入新激励或附加限制。

5.在最后阶段引入新想法或事实。

6.陷入僵局时建议暂停谈判。 

第19条 达成决议

谈判双方就采购谈判内容的执行达成一致的意见。

第5章 附则

第20条 本规范由采购部制定、修订并解释。

第21条 本规范自公布之日起执行。

1.6 竞争性谈判采购管理办法

为加强竞争性谈判采购的管理，规范竞争性谈判行为，企业应制定竞争性谈判采购管理办法。

竞争性谈判采购管理办法

第1章 总则

第1条 目的

为加强竞争性谈判采购的管理，规范竞争性谈判行为，特制定本办法。

第2条 适用范围

采用竞争性谈判采购方式组织实施的采购活动均按照本办法的规定进行。

第3条 相关释义

竞争性谈判是指企业直接邀请三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购谈判方式。

第2章 竞争性谈判采购实施规则

第4条 充分发挥竞争性谈判采购的优势

竞争性谈判采购可以缩短准备期、减少工作量、激励供应商自觉将高科技应用到采购物资中，且能转移采购风险。

第5条 实施竞争性谈判采购应遵循的原则

利用竞争性谈判采购方式实施采购活动，应当遵循主体合格、程序规范、有效竞争和客观公正等原则。

第6条 竞争性谈判采购范围

货物、服务、工程项目采购预算低于公开招标数额标准的或货物、服务项目符合下列情形之一的，经采购总监审批后，可以依照本办法采用竞争性谈判采购方式实施采购活动。

1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。

2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的。

3.采用招标所需时间过长而不能满足请购部门紧急需求的。为规避公开招标，故意拖延时间的除外。

4.不能事先计算出采购价格总额的。

第3章 竞争性谈判采购实施程序与规范

第7条 竞争性谈判采购程序

竞争性谈判采购依照以下程序进行：

1.制定采购文件→2.发布采购公告→3.成立谈判小组→4.确定参加谈判的供应商→5.开展谈判→6.确定成交的供应商→7.采购验收→8.采购总结

第8条 采购谈判文件标准

1.采用竞争性谈判采购方式采购，应当制定采购谈判文件。采购谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。

2.采购谈判文件主要包括采购公告、供应商须知、“投标资料表”、“需求一览表”、《采购合同》（范本）、“首次报价投标函”（格式）、“首次报价表”（格式）、《法定代表人授权委托书》（格式）等。

第9条 发布公告标准

1.采购谈判文件确认后，应将其在企业官网上公式    个工作日（从发布公告的次日起计算，下同）。

2.采购谈判文件中涉及保密性的项目不在公布范围内。

3.采购谈判文件公示期间需进行澄清或修改的，应在规定递交投标文件截止时间    个工作日（不足的应顺延）前，以书面形式通知所有已经报名并领取采购谈判文件的供应商。供应商收到澄清或修改文件后，应当以书面形式确认。澄清或修改的内容作为采购谈判文件的组成部分。

4.对所有澄清、修改和更正的内容，均应在企业官网上发布公告，公告时间不得少于 个工作日。

第10条 成立谈判小组的规范

1.谈判小组的有关专家的人数必须为三以上的单数。谈判小组的专家成员由采购部选择，经采购经理、采购总监或总经理审批后确定。

2.前期参与该项目论证或咨询的专家不得进入谈判小组。

第11条 确定参加谈判的供应商的标准

1.谈判小组应在采购谈判文件规定的谈判地点和截止时间前，接受供应商递交的密封完好的供应商谈判文件。截止时间之后送达的供应商谈判文件视为无效文件，采购部应当拒收。

2.谈判小组对供应商的资格条件进行审查，邀请符合资格条件要求的所有供应商进行谈判，并向其提供采购谈判文件。

3.竞争性谈判需要不少于三家符合资格条件的供应商。

4.出现以下两种情形，且谈判专家书面确认采购谈判文件没有限制性、排他性、歧视性、不合法、不合理等条款的，经采购总监或总经理同意，可以继续进行竞争性谈判。但只有一家供应商满足采购谈判文件要求的，不宜继续进行竞争性谈判。

（1）投标截止时间结束后参加谈判的供应商不足三家的。

（2）符合项目资格条件的供应商不足三家的。

第12条 谈判过程规定

1. 谈判过程中，谈判小组应注意以下四项内容规范，如下表所示。

竞争性谈判过程中的规范

要点	执行规范
谈判 文件 审查	1、 依据公告的采购谈判文件对供应商谈判文件的有效性、完整性和对采购谈判文件的响应程度进行审查，确定供应商谈判文件是否对采购谈判文件作出实质性响应 2、 未作出实质性响应的供应商为无效供应商，不得再参与本次采购项目的谈判
谈判 程序	1、 对资格条件与实质性完全响应采购谈判文件的有效供应商，应通过随机方式确定供应商的谈判顺序，谈判小组所有成员一起集中与单一供应商谈判，谈判完成后方可开始下一个谈判项目，以免谈判小组人员分散，影响谈判效果 2、 谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息
谈判 变动	1、谈判中，采购谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商，但不得增加排斥参加谈判的供应商的内容，已公布的评定成交标准不得变动
多轮 报价	1、 竞争性谈判可实施多轮报价，每轮报价时供应商应同时报价，最后一次报价应提前告知所有有效供应商 2、 所有做出实质性响应的有效供应商在规定时间内集中进行竞争性报价，原则上后一次报价不得高于上一次报价，最终报价内容应现场公布 3、 在符合采购需求、质量和服务等条件的前提下，应确定有效报价最低者为成交供应商，次低价者可预设为替补候选供应商（替补候选供应商的设定和使用应在采购谈判文件中明确约定，具体事宜按采购谈判文件的约定执行）

2.谈判应在完全封闭的谈判室中进行，谈判过程中应严格纪律要求。

（1）无关人员未经许可，不得进入谈判场地。

（2）谈判小组成员不得与外界联系。

（3）谈判小组成员不得单独与供应商接触。

（4）参与谈判人员以及有关工作人员不得对外泄露与谈判有关的内容。

（5）谈判人员不得在谈判现场发表引导性、暗示性或其他影响谈判公平、公正的言论。

第13条 确定供应商规范

1.确定成交供应商后，采购部应将成交结果及时通知所有参加谈判的未成交供应商并在     个工作日内向成交供应商发出“成交通知书”。

2.采购部应自发出“成交通知书”之日起     日内与成交供应商签订《采购合同》。

3.采购部与成交供应商不得签订背离采购谈判文件实质内容的其他协议。

第14条 采购验收规范

1.竞争性谈判采购项目的验收根据本企业《采购验收管理制度》执行。大型或者复杂的采购项目，应当邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作。

2.验收人员需在《验收记录报告》上签字。《验收记录报告》要准确、详细记录项目名称、数量、单价、总价、规格、型号、主要技术参数和设备配置、验收结果及参与验收人员等。

第15条 采购总结规范

1.采购工作完成后    日内，采购部应当编制《竞争性谈判采购报告》，报告主要包括以下六项内容。

（1）谈判小组专家组成。

（2）采购谈判文件。

（3）参加谈判供应商情况概要。

（4）谈判过程记录和情况说明。

（5）谈判效果评审报告，包括谈判结果、成交候选供应商排序、确定成交供应商的建议、无效供应商名单及原因等。

（6）企业规定的其他事项。

2.采购部完成采购总结后，应将采购资料整理后统一交由档案室保管。

第4章 附则

第16条 本办法由采购部制定、修订以及解释。

第17条 本办法自公布之日起实施。

1.7 特殊物资采购谈判管理办法

特殊物资采购是指不适宜公开招标的物资采购、供应商较少的物资采购以及紧急需求情况下的物资采购。特殊物资的采购谈判策略有别于正常供应市场下的采购谈判策略，企业应针对这类特殊物资的采购谈判做出具体的规定，以提高特殊物资采购效率。

特殊物资采购谈判管理办法

第1条 目的

为了提高特殊物资的采购质量、降低采购成本，特制定本办法。

第2条 适用范围

本办法适用于下列不能进行公开招标的特殊物资采购工作。

1.采购物资为独家生产、专利产品或生产厂家少于三家的。

2.采购物资的供应商为经企业领导批准的独家供应商。

3.采购物资因急需并经请购部门书面要求，来不及招标的。

第3条 相关职责

1.采购部负责收集供应商信息、制定采购谈判方案、组建采购谈判小组、整体掌控谈判成交条件等事宜。

2.谈判小组中的技术人员主要负责技术以及质量条款的谈判工作。

3.监察部门、法务部门、财务部门以及相关部门负责为采购谈判提供合理性建议。

第4条 组建谈判小组

1.采购部在制订采购计划后成立谈判小组。

2.谈判小组必须包括采购物资的技术人员和采购人员。谈判小组的成员数量必须是三及以上的奇数。

第5条 控制谈判过程

1.谈判小组与对方洽谈前要掌握采购物资的技术要求及特点，调研市场行情，在集体研讨确定谈判方案基础上，才能与供应商进行商务技术谈判。

2.谈判小组要根据采购物资技术要求，全面权衡性能价格比，确定谈判的目标价格。

3.谈判小组在合格供应商范围内选择具备资质的谈判对象。对不在合格供应商范围之内的供应商，谈判小组要严格按照企业《物资采购招标实施细则》的规定，对其资质进行审查，审查合格后方可列入谈判对象。

4.谈判小组在正式谈判前，要进一步掌握谈判对象各方面情况，明确主谈人，确定谈判策略，统一谈判口径。

5.在谈判过程中，谈判小组成员要相互配合， 充分利用各种技巧与对方进行谈判，争取取得最佳的谈判成果。

6.谈判小组成员要对各种与谈判有关的信息保密，不得泄露商机。

7.谈判小组在谈判过程中要及时向采购经理及相关领导反馈谈判情况。

8.经谈判，双方达成共识后签订合同。合同报批生效后执行。

第6条 谈判考核

因泄露谈判秘密致使企业遭受损失的责任人员，一经查实，扣发其500~1000元的当月工资，并视其情节轻重给予相应的行政处分。

第7条 本办法由采购部制定，解释权、修改权亦归采购部所有。

第8条 本办法自公布之日起执行。

2 采购谈判工具表单

2.1 谈判计划表

谈判目标			谈判议程	谈判议题	参加人员	谈判策略
最优目标	预期目标	底线目标				实施策略	备选策略

2.2 谈判事项记录表

记录人：                                                  记录时间：    年   月   日

供货方		谈判时间
供货时间		谈判地点
采购产品名称		数量
产品规格和型号		目标价格
技术要求
质量要求
谈判内容描述	（内容较多的以附表）
谈判主要争议点
谈判结果
谈判参加人员	签字：                              日期：    年   月   日
主管领导审批意见	签字：                              日期：    年   月   日

2.3 谈判议程纪要表

谈判要点	物资品质	包装	价格	订购量	折扣	付款条件	交货期	售后服务
初始条件
谈判记录
成交条件

2.4 采购议价记录表

采购物资基本信息	供应商简称	原询单价	议价后单价	议价后总价	付款方式	付款天数	价格条件	交货日期	交运方式	采购拟购

填表人：     

2.5 谈判人员考核表

考核 内容	考核指标	分 值	评价等级				得分
			A	B	C	D
谈判准备（30分）	根据供应商谈判人员的职务情况安排职务相当的谈判人员	10
	仪容仪表：庄重正式，男士应刮净胡须，穿西服必须打领带；女士穿着应得体大方，不宜穿细高跟鞋，应化淡妆	10
	使用长方形或椭圆形谈判桌，会场进门正对面座位或进门后右手边的座位应让给供应商	10
谈判之初（20分）	作自我介绍时要自然大方，不可露傲慢之意	10
	交换名片	10
谈判之中（40分）	表情：自然，严肃	10
	眼神：注意目光的接触，目光落在对方的公务凝视区	10
	语言：语速适当，表达准确，普通话标准	10
	动作：点头，手势运用得当	10
谈后签约（10分）	进入签字会场，设助签人员分立在各自一方代表签约人外侧，其余人员排列站立在代表身后	8
	双方握手，签字，再次握手	2
考核总分		100	最终得分

备注：考核等级共分四等，A等系数为1.0，B等系数为0.8，C等系数为0.6，D等系数为0.4。

2.6 谈判僵局分析表

僵局是否存在		具体分析的项目及内容
僵局若存在， 分析存在的原因	原因	双方权力均等	议事规则有争议	双方均不肯让步	谈判人员素质较差
	是或否	□ 是   □ 否	□ 是   □ 否	□ 是   □ 否	□ 是   □ 否
	具体表现
僵局若不存在，如何创造僵局	方法	增加议题	结盟	引发冲突	其他
	是否采用	□ 是   □ 否	□ 是   □ 否	□ 是   □ 否	□ 是   □ 否
	具体操作

填表说明：谈判人员依据表中所列项目如实填写，以“双方权力均等”这一项目为例，如果双方权力不均等，则勾选“否”，并在“具体表现”栏相应位置填写双方权力不均等的表现或双方权力的具体情况分析。

2.7谈判步骤参照表

分析步骤	遇到的问题	解决的方案	备注

2.8 谈判桌局势分析表

内容	己方组	对方组	对比分析
权力结构
成员结构
议题结构
阵营结构
实质结构

填表说明：由参加谈判的人员根据实际情况按项目填写，例如填写“权力结构”一览时，应按首席代表、“强硬派”、“红脸”、“白脸”、“清道夫”等角色对己方、对方人员进行分析。

2.9 对手谈判意愿分析表

分析 战术	是否 运用	战术分析					具体操作
谈判培训	□ 是 □ 否
心理战术	□ 是 □ 否	己方形势		对方形势		强弱对比
谈判速度 控制	□ 是 □ 否	速战速决		持久战		决策
		利	弊	利	弊
以退为进	□ 是 □ 否

2.10 谈判桌上开局技巧分析表

分析项目	内容	目的	具体操作方法
开价	高开低走
	不开价
攻哪些议题
控制谈判速度

序号	订单号	供应商	下单日期	交货日期	备注

填表说明：本表主要用来让谈判小组成员熟悉谈判桌上的开局技巧以及谈判过程控制事项。

来源：采购知识课堂